Werk / Van spreadsheets naar één systeem voor de hele vzw
October Changes
Een band en vzw die boekhouding, ledenbeheer, leads en social media over losse tools en spreadsheets verspreid had, en nood had aan één plek die alles samenbracht.
Ik speel zelf in October Changes, een Belgische band met electromelodic metal, en ben mee verantwoordelijk voor de vzw erachter. Boekhouding, ledenbeheer, contact met venues en promotors, en de social media planning liepen allemaal apart: een spreadsheet hier, een los tooltje daar, een WhatsApp-groep voor de rest. Niets sprak met elkaar, en elke update moest op meerdere plekken tegelijk gebeuren.
Daarom heb ik een volledig custom beheersysteem gebouwd op Laravel, met Inertia.js en React voor de interface. Geen kant-en-klaar pakket dat half aansluit, maar een systeem dat exact aansluit bij hoe een band en een vzw echt werken.
Vier grote onderdelen zijn samengebracht. Boekhouding voor de vzw-verplichtingen. Bandmanagement voor optredens, planning en logistiek. Een leadbeheer voor venues, promotors en samenwerkingen. En een planning voor social media content, zodat niets meer verloren gaat tussen platformen.
Het resultaat is dat alles wat de vzw en de band draaiende houdt, vanuit één systeem beheerd wordt. Geen synchronisatie tussen tools meer nodig, geen dubbel werk, en altijd een actueel overzicht.
Eén centraal systeem waar boekhouding, vzw-verplichtingen, optredens, leads en social media samenkomen, in plaats van losse tools die nooit met elkaar spraken.
Alles wat de vzw en de band draaiende houdt, zit in één systeem, in plaats van verspreid over spreadsheets en apps.
Wat vroeger heen en weer kopiëren tussen tools was, is nu één invoer die overal doorstroomt.
Nieuwe leden, optredens of leads toevoegen kost geen extra tooling, het systeem groeit gewoon mee.
Volgend project
Veel bedrijven zitten met dezelfde knoop: te veel informatie, te weinig structuur. We praten het vrijblijvend door.
Start een project